In un’era in cui le aziende dipendono sempre più dai servizi cloud per le loro operazioni quotidiane, la sicurezza dei dati è diventata una priorità fondamentale. Microsoft 365, una delle piattaforme SaaS più utilizzate al mondo, non è esente da rischi. Recenti statistiche rivelano un panorama preoccupante per la sicurezza dei dati e la capacità di ripristino delle aziende. Esaminiamo in dettaglio questi dati e vediamo cosa significano per la protezione dei dati aziendali.
Alto tasso di vulnerabilità di Microsoft 365
L’80% delle vulnerabilità rilevate riguarda i dati di Microsoft 365. Questo dato indica che Microsoft 365 è un obiettivo frequente per gli attacchi informatici. Con così tante vulnerabilità, è essenziale che le aziende implementino misure di sicurezza avanzate per proteggere i loro dati. La protezione non si limita solo all’uso di password complesse e autenticazione a due fattori, ma include anche la necessità di backup regolari e affidabili.
Perdite di dati nelle applicazioni SaaS
Il 53% delle aziende ha subito una perdita di dati nelle applicazioni SaaS negli ultimi 12 mesi. Questo dato è allarmante e sottolinea la frequenza con cui le aziende possono perdere dati critici. Le perdite di dati possono avvenire per vari motivi, inclusi errori umani, attacchi ransomware o problemi tecnici. Senza un backup adeguato, il ripristino completo dei dati può essere impossibile, causando interruzioni significative nelle operazioni aziendali.
Lacune nelle capacità di ripristino dei Dati
Meno del 25% delle aziende è in grado di ripristinare il 100% dei propri dati di Microsoft 365 in caso di perdita. Questo significa che tre aziende su quattro non sono preparate per recuperare completamente i loro dati dopo un incidente. La capacità di ripristino completa è essenziale per garantire la continuità operativa e minimizzare le perdite finanziarie e di reputazione.
Ma soprattutto la stessa Microsoft al paragrafo 6 (Service Availability) parte b del Microsoft Service Agreement con riferimento ai servizi Saas, tra cui la suite di servizi Microsoft 365, afferma:
“Microsoft si impegna a mantenere i Servizi attivi e funzionanti; tuttavia, non vengono offerti con un livello di qualità garantito e tutti i servizi online sono soggetti a malfunzionamenti e interruzioni occasionali. Nell’eventualità di un blackout o di un’interruzione del Servizio, l’utente potrebbe non essere in grado, temporaneamente, di recuperare il Contenuto dell’utente. Microsoft consiglia all’utente di eseguire regolarmente un backup dei Dati e del Contenuto dell’utente archiviato nei Servizi o di archiviarlo utilizzando le App e i Servizi di terzi.”
In cosa il backup di Microsoft 365 può essere di supporto alla tua azienda?
Prevenzione delle eliminazioni accidentali dovute ad errori umani
Gli errori dell’utente sono comuni e possono avere conseguenze gravi. Un solo clic sbagliato può eliminare una cartella contenente documenti essenziali. Spesso, chi elimina non si rende conto che i contenuti potrebbero essere condivisi con altri o parte di una struttura documentale più ampia. Le e-mail, ad esempio, possono essere cancellate senza pensare che potrebbero ancora contenere informazioni importanti. Inoltre, nella versione Business Standard di Microsoft 365, il cestino viene svuotato automaticamente ogni 14 giorni, anche se l’amministratore può estendere questo periodo a 30 giorni. Se i dati non vengono recuperati rapidamente, potrebbero essere persi per sempre. Un backup aggiuntivo protegge da questi errori, garantendo la sicurezza delle informazioni aziendali.
Gestione della conservazione dei dati
Un esempio su tutti: Microsoft conserva i dati delle caselle di posta elettronica finché l’utente è attivo. Nel momento in cui l’utente non è più attivo i dati vengono cancellati se non sono stati sottoposti ad un backup alternativo. Questo vale anche per i dati salvati ed archiviati su Onedrive. Più in generale in tutte le piattaforme SaaS fino a quando l’abbonamento è attivo si può accedere a dati ed informazioni, nel momento in cui non lo è più viene meno anche l’accesso ai dati medesimi che se non sono stati archiviati tramite metodologie alternative possono comportare la perdita di informazioni preziose.
Protezione dalle minacce interne
Anche i dipendenti più affidabili possono, in circostanze particolari, agire in modo dannoso ad esempio cancellando dati critici ed informazioni importanti . Se l’azione non viene scoperta entro i 14 o 30 giorni del periodo di conservazione di Microsoft 365, quei dati saranno persi definitivamente. Avere un backup secondario offre una protezione aggiuntiva contro tali rischi, assicurando che i dati rimangano recuperabili anche in caso di sabotaggio interno.
Difesa dalle minacce esterne
Le minacce esterne, come gli attacchi informatici, sono sempre più frequenti. Password deboli e riutilizzate possono essere facilmente violate, consentendo ai criminali informatici di accedere agli account Microsoft 365 e compromettere i dati. Tecniche come il phishing e l’uso di keylogger per catturare le credenziali sono in aumento. Disporre di un backup robusto è essenziale per mitigare questi rischi, proteggendo i dati aziendali da accessi non autorizzati e perdite potenzialmente disastrose.
Conformità legale e normativa
Molte aziende devono rispettare normative rigorose sulla conservazione dei dati. Ad esempio, nel settore sanitario, ci sono requisiti specifici per la conservazione delle informazioni. Senza una soluzione di backup adeguata, si rischia di non rispettare queste normative, con conseguenti sanzioni legali. Un sistema di backup efficace garantisce il rispetto delle leggi vigenti, evitando problemi legali e proteggendo l’integrità dell’azienda.
Miglioramento dell’esperienza del cliente
Per i Managed Service Providers (MSP), offrire un servizio di alta qualità ai clienti è essenziale. Un sistema di backup adeguato consente di gestire meglio gli incidenti, fornendo tranquillità e sicurezza ai clienti. La perdita di dati può essere devastante per qualsiasi azienda,. Essere in grado di recuperare rapidamente i dati persi rafforza il rapporto di fiducia con i clienti e dimostra un impegno concreto nella protezione dei loro interessi.
Ottimizzazione dei Costi
Molte aziende cercano soluzioni di backup più avanzate rispetto a quelle proposte dalla versione Business Standard di Microsoft 365, ma contenere i costi rimane una priorità. Esistono soluzioni di backup che offrono una protezione dei dati migliorata e tempi di conservazione più lunghi senza richiedere investimenti eccessivi. Questo equilibrio tra costi e sicurezza rende il backup una scelta strategica per proteggere le risorse aziendali, garantendo al contempo un’adeguata gestione del budget.
In cosa consiste il backup di Microsoft 365?
Il backup di Microsoft 365 è una strategia fondamentale per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati aziendali archiviati nelle varie applicazioni Microsoft come Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business. Questo processo implica la copia e il salvataggio di dati in un’ubicazione sicura, separata dall’ambiente Microsoft , per assicurarsi che siano protetti contro eliminazioni accidentali, attacchi informatici, problemi di software e altre forme di perdita di dati. Il backup regolare permette alle aziende di avere una copia dei dati su cui possono contare in caso di necessità di ripristino. Differente dalle funzionalità di sincronizzazione e condivisione offerte da Microsoft, che si concentrano sulla collaborazione e l’accessibilità dei dati, il backup offre una soluzione a prova di errore per la conservazione dei dati a lungo termine, indipendentemente da ciò che accade nell’ambiente Saas. Con i backup, le organizzazioni possono ripristinare dati a livello di singolo file, mailbox o interi set di dati, a seconda delle necessità e dell’entità del problema o del danno subìto.
Dove possono essere archiviati i backup di Microsoft 365?
I backup di Microsoft 365 possono essere archiviati in diversi luoghi, a seconda delle esigenze di sicurezza, accessibilità e conformità di un’organizzazione. Ecco alcune delle opzioni più comuni per l’archiviazione dei backup:
- Archiviazione su cloud: questa è una delle opzioni più popolari per il backup di Microsoft 365, in quanto offre scalabilità, flessibilità e una riduzione dei costi di gestione hardware. I dati possono essere memorizzati in cloud pubblici alternativi Azure, AWS, Google Cloud, o in cloud privati o ibridi, garantendo che i dati siano accessibili da qualsiasi luogo e protetti da perdite fisiche.
- Dispositivi di archiviazione locali: alcune aziende preferiscono mantenere i loro backup su dispositivi fisici come hard disk o sistemi di archiviazione collegati alla rete (NAS). Questo metodo fornisce controllo completo sui dati e può essere utile per le aziende con requisiti rigorosi di conformità o sicurezza che richiedono la conservazione dei dati all’interno di un ambiente aziendale.
- Archiviazione ibrida: combinando archiviazione su cloud e locale, l’archiviazione ibrida offre un equilibrio tra accessibilità, costo e sicurezza. Questo approccio permette alle aziende di sfruttare i vantaggi di entrambi i metodi, mantenendo copie critiche on-premise per un rapido ripristino, mentre altre vengono archiviate nel cloud per la resilienza e la ridondanza.
La scelta dell’ubicazione per il backup di Microsoft 365 dipende da vari fattori, tra cui il budget, la politica di sicurezza, le normative del settore e la frequenza con cui i dati devono essere accessibili per il ripristino. È essenziale valutare attentamente queste opzioni e scegliere la soluzione di archiviazione che meglio si adatta alle esigenze della tua organizzazione.
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Effettuare il back up dei dati di Microsoft 365 non è solo una pratica consigliata, ma una necessità fondamentale per qualsiasi azienda che voglia garantire la continuità operativa e la sicurezza dei propri dati.
Gli errori umani, le minacce interne ed esterne, e le esigenze di conformità legale sono tutti fattori che rendono il backup periodico indispensabile. Le statistiche mostrano chiaramente che le vulnerabilità e le perdite di dati sono una realtà frequente, e affidarsi esclusivamente alle misure di conservazione standard offerte da Microsoft può non essere sufficiente.
In aggiunta Microsoft stessa nel suo Service Agreement non garantisce la totale possibilità di recupero dei dati in caso di interruzioni di servizio o altri eventi accidentali a seguito dei quali potrebbe verificarsi una perdita di dati ed informazioni archiviati sul cloud Microsoft.
Non lasciare che i tuoi dati siano vulnerabili. Assicurati di avere un sistema di backup solido per Microsoft 365, proteggendo così il cuore delle tue operazioni aziendali e garantendo la resilienza della tua azienda.
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Fonti: SaaS Data Protection: A work in Progress, ESG, novembre 2022, IT threat evolution in Q3 2022
